对监理例会的建议

       无论哪一版本的《建设工程监理规范》都对监理例会作了比较强制的硬性规定和较高的要求：如新批准执行的GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》5.1.4条第一款规定：“项目监理机构应定期召开监理例会，并组织有关单位研究解决与监理相关的问题。项目监理机构可根据工程需要，主持或参加专题会议，解决监理工作范围内工程专项问题。为此，我们对如何开好监理例会提出建议。

        在不超越《建设工程监理规范》规定的情况下，为达到解决问题的目的，为尽到召集人、组织者（主持人）、会议纪要整理者的职责，我们是有大量工作要做的。对于如何开好监理例会，我们也在逐渐摸索、逐渐探求、逐渐总结。

（1）要形成例会制度，其中要有奖惩制度（最好有机巧性地让业主提出）。在工程的第一次会议就要提出并定下来。在一定程度上说，能否坚持例会制度，是检验一个项目监理机构工作是否规范、是否到位的重要标志。

（2）要使每次例会都有一定地收效，能够解决一些的问题。特别是业主比较关注的问题要作重点优先解决好，要使与会各方都感到参加监理例会有一定地收益，以便得到各方的支持。

（3）要在会前做大量的调研、征求意见、准备和策划工作。①要做好会前调查摸底工作，将要参会各方有哪些需要解决的问题，哪些是需要几方认可的问题，哪些是需紧急解决的问题，监理应在会前就做到“心中有数”。 ②可将有些棘手问题事先征求相关方的意见，在会前就做些协调工作，以便在会上更容易得到解决；对暂时不能解决或也不急于解决的问题，可定为以后再解决或进一步满足相关条件后再解决。③对每次会议的召开方式、程序及会址应征求相关单位特别是建设单位的意见。也可以以相对固定的“模式”定下来，以后每次例会议基本上都这种开法，基本上都要有这些程序。④会前要做好一些准备工作。如会议地点的商定；会议通知；会议室、音响、录音、照相、投影、板书、图表展示、签到表、记录等设施用品都要准备到位；负责会议通知的人员、负责引导签到的人员、负责记录的人员、负责搜集信息资料的人员等都要安排就绪。⑤会前还要有预见性地做好一些策划工作：如会议的“开场白”、问题的导入等都要事先做好策划；还要考虑到某些问题的复杂性，不能达到事先预想的效果等；还要考虑到某些单位或参会人的个性以及处理问题的风格各有不一等等各种可能会出现的情况，事先都要有“应急预案”，要有充分的思想准备和灵活处事的应变能力。

（4）要尽量请对情况比较熟悉，或在某方面比较专业，或对工程更为有利的人员参会；

（5）要在会中做好主持导向工作，推进会议向既定或更理想的目标前进，使会议达到预期的目的与效果。

（6）要会后要做好会议精神的落实或督促实施工作。这是我们召开监理例会的最终目的，也是与会各方的期望值。能够让与会各方看到监理例会的成效，这就为以后能够成功开好监理例会奠定了一个良好的基础。

（7）要认真做好会议的记录及相关资料（包括佐证资料）、信息的搜集。

（8）要认真做好对相关资料的整理和会议纪要的起草工作。要尽快梳理、整理会议记录和相关资料，及时完成会议纪要的起草组稿工作，在会上通过或定下来事项及会议主要内容都应写入会议纪要。

（9）要做好会议纪要的会签工作。会议纪要整理起草好后，要请参会单位代表（可先请建设单位）进行审查，在与会议基本相符的情况下，与会单位参会代表应当及时进行会签。

（10）要做好会议纪要印发工作。会议纪要通过会签后应当及时印发给相关单位，要做好会议纪要的发文登记或记录，并请收件人签名确认。

（11）要待会议纪要印发后，至少要留一份会议纪要与会议原始记录及搜集的相关资料（包括文字、图片、影像、音像、信息、佐证资料等）一并归档存放，妥善保管备查。

                                        摘自建设监理杂志2014年10月刊，原题为《对充分发挥监理例会作用的探讨》。